Fatturazione elettronica: i 5 errori più comuni

Tra gli aspetti meno entusiasmanti per un lavoratore autonomo c’è quello burocratico: gestire documenti, contratti, preventivi… inviare fatture, conservarle. L’idea è sempre quella di svolgere il lavoro in autonomia, tuttavia gestire la burocrazia potrebbe portare via molto tempo a molti. 

Una delle soluzioni più efficaci per i freelance è quella di utilizzare software gestionali ideati per facilitare queste mansioni, come FatturaElettronica APP: un’interfaccia semplice e un linguaggio intuitivo accompagnano i lavoratori autonomi durante la compilazione e l’emissione di fatture elettroniche, così da limitare gli errori quanto più possibile. 

Spoiler: FatturaElettronica APP non si limita all’emissione di fatture elettroniche, ma permette ai freelance anche di conservare questi documenti a norma di legge, di compilare e  inviare preventivi, note di credito, solleciti di pagamento e, per i forfettari, di conoscere sempre l’ammontare delle tasse da versare.

L’obiettivo di questo articolo è mettere in guardia chi lavora in proprio dagli errori più comuni legati alla fatturazione elettronica, con un occhio di riguardo per i forfettari. Un codice destinatario errato, una numerazione incoerente o, peggio ancora, una fattura mai inviata possono causare problemi di varia entità: ritardi nei pagamenti, contestazioni da parte del fisco o difficoltà nella gestione contabile.

Non basterebbe evitare le fatture elettroniche e inviarle in PDF?

Dal 2024 l’obbligo di emissione di fatture elettroniche è stato esteso a (quasi) tutte le categorie di partita iva, forfettari compresi. Inoltre, un buon motivo per rispondere “no” a questa domanda è che la fatturazione elettronica semplifica la procedura di fatturazione e aiuta il professionista durante la compilazione. 

Tuttavia, il rischio zero non esiste: vediamo gli errori più comuni e delle strategie per evitarli. Alcuni sembreranno davvero superficiali, ma consigliamo di non sottovalutarli in quanto compromettere una fattura emessa (o dimenticarsi di emetterla) potrebbe causare ritardi del proprio cashflow e perdite di tempo evitabili per risolvere le conseguenze burocratiche.

Parti da zero e non sai cosa sia la fatturazione elettronica? Ecco un approfondimento dedicato.

1. Dati anagrafici errati, incompleti o obsoleti

Ogni fattura elettronica deve riportare dati anagrafici corretti e aggiornati, un errore in questa fase può rendere la fattura non valida e causare ritardi nella sua registrazione.

Partita IVA e codice fiscale errati o obsoleti

Questi due elementi servono a identificare in modo univoco il soggetto destinatario della fattura. Sbagliare l’inserimento di questi dati potrebbe comportare il rifiuto del documento da parte del Sistema di Interscambio (SdI), impedendo la corretta registrazione fiscale.

Nella lista dei dati a cui prestare attenzione durante la compilazione di una fattura elettronica ci sono anche l’indirizzo (che oltre ad essere corretto, deve essere completo di ogni variabile), il codice destinatario o la PEC.

La soluzione di FatturaElettronica APP

Per ogni cliente sarà sufficiente inserire i dati una volta sola e salvare l’anagrafica cliente nella rubrica contatti. Ogni volta che invierai una fattura elettronica a un determinato cliente, basterà digitare solamente le prime lettere della ragione sociale o cercare il contatto nella lista dei contatti e il gioco è fatto. Grazie alla nostra interfaccia semplice, non dimenticherai di inserire alcun dato e il software controllerà la formattazione dei campi compilati prima di procedere al salvataggio.

Come inviare una fattura elettronica a un cliente che non ha partita IVA?

2. Rivalsa e bollo virtuale

In regime forfettario, è sempre prevista una contribuzione pari al 4% (in rari casi è del 2%) su ogni fattura emessa. Questa contribuzione assume il nome di rivalsa e sarà da versare alla propria cassa previdenziale, che si tratti di INPS o una cassa di settore come l’INPGI (giornalisti). 

Il bollo virtuale corrisponde a 2€ e diventa obbligatorio quando le fatture superano i 77,47€ e prende il posto della marca da bollo delle fatture tradizionali. Con un gestionale come FatturaElettronica APP  basterà selezionare l’apposita casella per applicarlo, rendendo la procedura immediata. 

Nel primo caso, è importante pattuire con il cliente se la rivalsa è inclusa o meno in fase di preventivo: in ogni caso verrà richiesto a chi emette la fattura di versarla alla propria cassa previdenziale, ma se è segnalata non sarà calcolata sull’imponibile. Ciò significa che se integrata nella fattura come voce extra-pagamento, bisognerà versare esattamente il 4% del pagamento ricevuto, mentre in caso contrario il 4% sarà calcolato considerando la totalità del compenso incassato. 

Esempio pratico: 

• Se un freelance incassa 1000€ + 4% di rivalsa, questa sarà pari a 40€. 
• Se lo stesso freelance la include nel proprio compenso, emetterà una fattura di 1040€ e la rivalsa sarà 40,16€ (4% di 1040€). 

Su piccole cifre può risultare una differenza ininfluente, ma su fatture di importi elevati o sull’intera annualità di fatture può essere una somma considerevole (su 20.000€, il 4% è pari a 800€).

Lo stesso ragionamento è applicabile al bollo virtuale: sarà pagato dal freelance per ogni fattura emessa di importo pari o superiore a 77,47€ e, nell’ottica di emettere 20/30 fatture in un anno, la cifra potrebbe essere considerevole. Insomma, in funzione dell’auto potrebbe essere anche più di un pieno di benzina. Peccato sprecarlo, no?

La soluzione di FatturaElettronica APP

Basterà impostare la prima volta la rivalsa e la cassa previdenziale, selezionando il tutto da una tendina direttamente in fase di compilazione, e il software memorizzerà la preferenza. In questo modo sarà impossibile dimenticarla e, nel caso in cui gli accordi con qualche cliente non prevedessero questo extra, basteranno un paio di click per rimuoverla. 

Per il bollo, invece, inserirlo sarà questione di mezzo secondo – tempo effettivo – e nel caso di dimenticanza verrà chiesta conferma prima di procedere con l’invio della fattura allo SDI.

Comodo, no?

3. Numerazione delle fatture incoerente

Su ogni fattura è presente un numero che indica l’ordine progressivo di emissione per ogni partita IVA. Questo numero deve essere coerente con lo storico delle fatture emesse e si resetta ogni anno. Confidiamo che ogni software gestionale abbia integrato un sistema di numerazione, quindi non faremo leva sul fatto che con il nostro non dovrai pensarci, tuttavia la numerazione potrebbe diventare un problema quando si passa da un gestionale all’altro. 

Errori nella numerazione possono creare problemi contabili e fiscali, rendendo difficile la riconciliazione dei documenti: saltare numeri o ripetere lo stesso numero su due fatture diverse può creare discrepanze nei registri contabili.

La soluzione di FatturaElettronica APP

Se si decide di passare da un altro gestionale a FatturaElettronica APP, si potranno caricare tutte le fatture in formato xml direttamente nel nostro software e queste saranno istantaneamente riordinate in ordine progressivo. Potrai inserire il numero corretto della prima fattura emessa col nuovo gestionale direttamente in fase di compilazione oppure iniziare una nuova numerazione, inserendo per esempio 1/FE nell’apposito spazio. Dopo l’invio allo SDI della prima fattura, le successive seguiranno automaticamente l’ordine stabilito. Questa è una fase delicata: per qualsiasi dubbio, la nostra assistenza è sempre a disposizione via telefono, chat o email per affrontare l’operazione passo dopo passo.

Vuoi approfondire la tematica della numerazione delle fatture elettroniche? Clicca qui.

4. Mancata o errata indicazione del codice destinatario

Disclaimer:  Il Codice Destinatario Univoco (o Codice SDI – Sistema di Interscambio) è un codice  collegato al tuo gestionale di fatturazione. Grazie al codice destinatario ogni fattura emessa da te ha un mittente e quelle ricevute hanno un destinatario. Un po’ come un numero di telefono o un indirizzo, non tuo, bensì del “condominio” che ospita tutti gli utenti di un determinato software di fatturazione elettronica. Se il codice destinatario è errato o mancante, la fattura non verrà recapitata correttamente.

Detto questo, se si invia una fattura elettronica con il codice destinatario errato, che succede?

Qui si aprono due scenari: se la fattura elettronica è già stata effettivamente inviata allo SDI (l’invio non è rapido come quello di un messaggio su WhatsApp, la fattura dovrà prima essere elaborata), si riceverà una notifica di scarto e si potrà emettere un’altra. Se la fattura invece non è ancora stata trasmessa, sarà possibile modificarla. La certezza è che nessuna fattura elettronica sarà inviata a un’azienda diversa rispetto al destinatario naturale. 

La soluzione di FatturaElettronica APP

Al fine di perdere meno tempo possibile e vivere serenamente la fatturazione elettronica, in caso di notifica di scarto i nostri utenti vengono contattati telefonicamente dal nostro servizio clienti e guidati verso una soluzione concreta. In alternativa è possibile procedere con il proprio commercialista: chiunque scelga FatturaElettronica APP può consentire l’accesso al proprio consulente per intervenire direttamente su ogni documento. 

Qui un approfondimento su questa tipologia di errore.

5. Dimenticare di inviare la fattura: l’errore più semplice, ma anche il più costoso

Può sembrare incredibile, ma tra gli errori più comuni nella fatturazione elettronica c’è quello di dimenticarsi di inviare la fattura. Eppure, basta un momento di disattenzione o una dimenticanza nel flusso di lavoro per non far arrivare una fattura al destinatario, con tutte le conseguenze che ne derivano.

Anche in questo caso ci possono essere situazioni differenti: puoi dimenticarti di inviare una fattura per un pagamento da ricevere (meno grave), o dimenticarti di inviarla per un pagamento già ricevuto (più grave).

Nel primo caso, l’unico rischio principale è un rallentamento del cashflow personale, che può compromettere la tua liquidità e influire negativamente sulla pianificazione finanziaria. Non vogliamo costruire narrative allarmiste, ma immagina di dimenticare di inviare una fattura a un cliente con cui chiudi negativamente i rapporti… Meglio non dimenticarsi.

Nel secondo caso, invece, possono sorgere errori nella dichiarazione dei redditi, con il rischio di sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate. Non solo: può capitare che il cliente non si accorga subito della mancanza della fattura, finché il problema non si amplifica, creando disguidi che potrebbero compromettere anche la situazione fiscale del cliente stesso e il rapporto di fiducia.

La soluzione di FatturaElettronica APP

Purtroppo non esiste un ufficio adibito a chiamare gli utenti per ricordargli settimanalmente di inviare le fatture elettroniche, quindi il consiglio che ti possiamo dare è quello di costruire una routine efficace. Puoi inviare le fatture elettroniche a lavoro finito/consegnato o stabilire una o due date al mese in cui inviare tutte le fatture. Ci sono casi in cui può essere utile la fattura differita, ovvero un documento che sintetizza tutte le transazioni di beni o servizi realizzate in un determinato mese solare, con la possibilità di essere emessa fino al giorno 15 del mese seguente.

FatturaElettronica APP: abbiamo una soluzione a tutto (o quasi) 

Che sbagliare è umano l’abbiamo già detto? Nel caso cogliamo ora l’occasione per confermare che gli errori succedono, ma con un minimo di strategia diventa semplice prevenirli. FatturaElettronica APP nasce con l’obiettivo di rendere la fatturazione elettronica semplice e alla portata di tutti. Per questo abbiamo sempre investito sulla semplicità di linguaggio e sull’assistenza clienti. 

Tutta questa semplicità non è solamente relativa alla fatturazione: con il nostro software è possibile compilare note di credito, solleciti di pagamento e preventivi convertibili in fatture solamente in un click. I forfettari hanno sempre sotto controllo l’ammontare delle tasse e avrai un alleato affidabile in fase di compilazione. 

A garanzia di tutto questo, ti invitiamo a leggere le recensioni degli utenti e a iniziare ora una prova gratuita senza alcun vincolo. Non dovrai inserire alcuna carta di credito per godere subito di tutte le funzionalità di FatturaElettronica APP e potrai disdire quando vuoi. Hai tutta la libertà di decidere, così come di scoprire quanto può essere semplice gestire la fatturazione elettronica.