Asana: un tool per domarli tutti

Stefano Melli
Aggiornato il

Un po’ tutti quelli che inciampano su “Asana” sono stati presto o tardi vittima dei flussi di lavoro scanditi da svariati oggetti-email per lo stesso progetto, chiamate sul numero privato,  audio da 4 minuti su Whatsapp, il cliente che ha questo o Trello [nulla in contrario a Trello, sembrava divertente il gioco di parole – ndr]. Insomma, alla fine si arriva a cercare Asana su Google o a cliccare un link inviato da un collaboratore. E arrivati a questo punto la domanda si pone da sé: “ma che è?”. 

Anzitutto, calma. E non si dice per dire: il nome Asana arriva proprio dal mondo dello yoga e il suo scopo è quello di fluidificare i processi lavorativi e rendere più semplice la gestione di un progetto. Si tratta infatti di un gestionale molto architettato e al contempo davvero intuitivo che mette chiunque vi acceda nelle condizioni di sentirsi al posto giusto.

O almeno a sentirsi così dopo qualche giorno di utilizzo:  questo non di certo per colpa della piattaforma, ma davanti a tanta organizzazione si corre il rischio di sentirsi davvero o disorientati. Una volta però individuati i punti di riferimento per la navigazione, sarà Asana stessa a guidarci attraverso i suoi percorsi. 

A chi si rivolge Asana?

Grazie alle sue diverse modalità di visualizzazione e alle possibilità che fornisce anche nella sua versione gratuita, il pubblico di utilizzo può essere davvero vasto e ogni tipologia di utente può ottimizzare il gestionale sulla propria attività. Possiamo in ogni caso fare una lista dei settori in cui può risultare più utile:

  • Marketing
  • Redazioni 
  • Reparti commerciali 
  • IT
  • Risorse umane 
  • Top Management 
  • Amministrazione

Se queste aree di lavoro sembrano molto distanti tra loro per poter condividere lo stesso strumento di management, non ti sbagli. Asana offre infatti la possibilità di customizzare i template dei flussi di lavoro, le gerarchie e la visualizzazione dei compiti assegnati. Questi assumono il nome di Task e, come vedremo tra poco, sono l’unità di misura di questo sistema.

In definitiva si può ammettere che Asana è uno strumento così flessibile e adattabile che assume la forma delle necessità di chi lo utilizza, senza che alcun utente si trovi al contrario costretto a ricorrere ad altri strumenti per sopperire a mancanze.

Il segreto di Asana si può riassumere proprio in questo concetto: è possibile gestire tutto il workflow direttamente sulla piattaforma e uscirne sarebbe come vanificare la maggior parte della sua utilità. Questo è possibile anche grazie all’alto numero di integrazioni che si possono sfruttare, come quelle con Slack, Google Suite o Outlook. 

Dentro al castello di Asana

Il primo livello che si incontra è quello dell’azienda o organizzazione, di cui fanno parte diversi team a seconda delle esigenze di workflow. Proprio in base a queste, è possibile scegliere i diversi template di flusso già presenti nel gestionale o crearne uno nuovo. Ai singoli membri del team è possibile assegnare una task, scomponendola anche in sub-task, definendo il titolo, la deadline, i collaboratori e argomentando il lavoro da svolgere. E’ possibile anche allegare file e commentare la task avviando una conversazione tra chi assegna e chi svolge la task stessa, così da avere tutto in un unico posto. 

Qui il segreto di Asana diventa ancora più intimo: non solo è possibile non uscire mai dalla piattaforma, ma tutto è organizzato in modo tale che sarebbe davvero una scelta folle: la comodità di tutto in un unico posto è certamente una verità su cui siamo tutti d’accordo.

Le task sono distribuibili in progetti e ogni team può averne uno o più, distinguendoli grazie alle sezioni e ai tag. Queste funzioni permettono di avere task complementari in una stessa posizione e di segnalare quali task hanno la stessa finalità. Come se non bastasse, è possibile anche dare un colore alle task o ai progetti, così da alimentare l’inestinguibile voglia di ordine che solo chi ha sempre messo in ordine gli evidenziatori può capire. Casualmente, ad oggi tutti project manager. 

Ma non è tutto! Se è vero che è possibile parlare di gerarchia nell’universo Asana, è altresì vero che è un luogo altamente democratico, al punto tale che ogni utente può assegnare ad un altro una task, senza incontrare sbarramenti dovuti alla posizione lavorativa. 

Un sistema fluido e customizzabile


Come dicevamo è possibile avviare un nuovo progetto a partire da un template o dal foglio bianco. Esiste anche una terza alternativa che consiste nel caricare un CSV già fatto in precedenza, in ogni caso Asana ti guiderà verso l’impostazione corretta del project. Il tool mette a disposizione 4 visualizzazioni con differenti caratteristiche: 

  1. To do list: una cascata di singole voci ordinabili secondo diversi filtri, ad esempio la data di assegnazione
  2. Board: tre diverse aree che ospitano le cose da fare, quelle da approvare e quelle approvate
  3. Timeline: focus sulle scadenze e sulla connessione delle diverse task
  4. Calendario: Il nome si spiega da sé, modalità perfetta per redazioni e social media manager

Una volta scelta la visualizzazione sarà possibile modificarla con un semplice click, così da non porre nessun limite agli altri membri del team. Questa è la versatilità di cui si è parlato: Asana è un sistema fluido che si adatta alle esigenze delle persone ancor prima che a quelle del lavoro stesso.

La creazione di sezioni permette inoltre di spostare le task dall’una all’altra categoria semplicemente trascinandole col mouse, così da modificarne la priorità o il periodo dell’anno. La fluidità tra le sezioni ha la sua massima espressione nella visualizzazione a board, in cui ogni assegnatario non vede l’ora di vedere le task nella sezione più a destra dello schermo, quella delle “approvate”. Ulteriore vantaggio di questa piattaforma è quello di avere sempre sotto controllo l’agenda di tutto il team, così da sapere perfettamente chi può svolgere una task e quando. 

Tutte le funzionalità descritte sono già disponibili nella versione gratuita, con l’unico limite del numero di membri del team. Le versioni a pagamento vedono anzitutto la possibilità di coinvolgere più persone nei progetti e sbloccano inoltre resoconti avanzati, livelli di sicurezza più alti o flussi di lavoro avanzati. 

Anche noi lavoriamo con Asana

Tra i tanti CRM disponibili, abbiamo scelto Asana così come aziende molto più blasonate di noi quali Google, HubSpot, Accenture, Spotify, Uber e molte altre. Sicuramente il fattore principale è la possibilità di personalizzazione: ogni team può aprire Asana e trovarsi davanti a un’interfaccia differente, come fossero piattaforme diverse.

La dinamicità e la semplicità di utilizzo abbracciano sfere anche all’esterno del gestionale: basta attivare la funzione apposita per avere una casella a cui inoltrare le email ricevute, così da trasformarle automaticamente in Task. E’ veloce, incredibilmente veloce,e in molti settori c’è la necessità di avere strumenti che abbattano il tempo da dedicare all’organizzazione del lavoro. 

Il suo largo utilizzo in tutto il mondo permette di affrontare sempre tematiche nuove basate sulle segnalazioni degli utenti e i continui aggiornamenti rendono Asana un gestionale in continua evoluzione, capace di rispondere anche alle necessità più giovani che emergono con il cambiamento del mondo del lavoro stesso. 

Noi stessi grazie ad Asana riusciamo a coordinare ogni giorno un team che tutti i giorni lavora per ottimizzare la nostra piattaforma di fatturazione: dal 2015 gestiamo gestiamo la fatturazione online di decine di migliaia di partite iva e la nostra missione è quella di rendere questa un’esperienza semplice e veloce, così da non doverci dedicare troppo tempo. Rispondiamo in live chat alle domande dei nostri utenti, lavoriamo con sviluppatori, grafici, advertiser in tutta Italia, grazie ad Asana. Se non si fosse capito, noi lo consigliamo assolutamente.

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