Nota Proforma: cos’è e come si compila

Ti hanno chiesto di inviare una nota proforma prima della fattura e ti stai chiedendo cosa sia? Niente paura, sei nel posto giusto.

Nella gestione quotidiana delle attività professionali, la precisione e l’attenzione alle pratiche amministrative sono essenziali per mantenere un flusso di lavoro efficiente. Per questo è importante andare oltre al termine “fattura elettronica” e conoscere anche gli altri documenti che si possono scambiare tra fornitore e cliente. Dopo aver analizzato la nota di credito, esploriamo la nota proforma, così da capire quando si utilizza e come si compila correttamente.

Nota proforma: quando si invia

La nota proforma è un documento che viene utilizzato principalmente per indicare il valore di beni o servizi prima che questi vengano effettivamente forniti. Non ha valore fiscale, il che significa che non rappresenta un obbligo di pagamento immediato, ma funge da promemoria per il cliente.

Una delle situazioni in cui può essere inviata una nota proforma è durante la fase di preventivazione, per fornire al cliente un’indicazione precisa dei costi senza generare obblighi contabili. Inoltre, in caso di acconti o prenotazioni, la nota proforma serve ad anticipare i dettagli della fattura, motivo per cui può essere inviata anche semplicemente prima della fatturazione con la richiesta di pagamento. 

A differenza della fattura, che deve essere registrata e ha implicazioni fiscali immediate, la nota proforma è uno strumento flessibile che ha il solo scopo di gestire in modo trasparente le comunicazioni economiche con i clienti.

Come compilare una nota proforma

Compilare correttamente una nota proforma è fondamentale per assicurarsi che il cliente riceva tutte le informazioni necessarie in modo chiaro e preciso, tuttavia possiamo dire che non è così complesso compilarla, specialmente se si ha a disposizione un software di fatturazione come FatturaElettronica APP.

Innanzitutto, è necessario indicare chiaramente che il documento è una “Nota Proforma“, segnalando il numero progressivo del documento e la data di emissione.

Esempio:
Nota Proforma N°13 del 6 giugno 2023

Devono poi essere inclusi i dati anagrafici del fornitore e del cliente, come nome, cognome e indirizzo, la Partita IVA e i contatti. È importante fornire una descrizione dettagliata dei beni o servizi offerti o già consegnati, inclusi prezzi cad, la quantità, e indicare l’importo totale, comprensivo di eventuali sconti o spese aggiuntive.

Come nella fatturazione, è consigliabile utilizzare un linguaggio semplice e diretto per evitare malintesi. Infine è una buona abitudine includere eventuali condizioni di vendita o note informative utili al cliente.

Tutto più semplice, con FatturaElettronica APP

Tra le funzioni disponibili su FatturaElettronica APP c’è anche quella dedicata alla nota di credito e, come per tutte le altre, abbiamo puntato sulla semplicità. L’interfaccia è funzionale per chiunque, anche i meno esperti, ed è possibile inserire le anagrafiche dei clienti con un semplice click quando già precedentemente salvate. Nel momento in cui dovesse esserci qualche dimenticanza nella compilazione, l’utente non potrà procedere con l’invio, quindi dovrà solamente pensare a inserire tutte le informazioni correttamente. 

Una volta che la nota proforma è accettata dal cliente, convertirla in fattura è questione di un secondo: basterà cliccare il pulsante adibito a questa funzione per avere a disposizione la fattura elettronica già correttamente compilata. 

Anche per questo motivo siamo primi nel settore su TrustPilot con 4,9 stelle su 5! Puoi provare fin da subito un periodo di prova gratuita senza inserire alcuna carta di credito e senza obbligo di rinnovo, così da provare quanto può diventare semplice la fatturazione elettronica avendo in mano gli strumenti giusti.