Come compilare correttamente un preventivo?

Compilare un preventivo è uno dei momenti più noiosi per i professionisti. La paura è quella di buttare via del tempo che si può dedicare ad altro, anche quando il cliente in questione è già quasi sicuramente a bordo. Tuttavia, compilare correttamente un preventivo ci pone fin da subito in una posizione di professionalità e molto spesso è il fattore determinante di una trattativa. Quindi armiamoci di pazienza e vediamo insieme come si scrive un preventivo correttamente. 

Nell’epoca in cui Canva ci rende tutti graphic designer, il primo consiglio è quello di mettere la chiarezza dell’offerta al primo posto, anche a discapito di una grafica dai fuochi d’artificio. Il cliente deve poter prendere in mano il preventivo e capire subito quanto costano i servizi e, soprattutto, quali sono questi servizi. Spiegare brevemente quanto – probabilmente – già discusso verbalmente aiuterà a mettere a fuoco gli argomenti che l’hanno portato a chiedere il famoso preventivo. 

Scrivere un preventivo potrebbe essere considerato già un primo servizio, in quanto stiamo spiegando al cliente di quali servizi ha bisogno. Compilare correttamente il preventivo, in modo chiaro, ci permette di posizionarci rispetto alla concorrenza: è come un biglietto da visita, che descrive anche chi siamo oltre a quello che facciamo. 

Data e anagrafiche: primi step per compilare un preventivo correttamente 

Prima regola di un buon preventivo: la tempestività. Far passare troppo tempo rispetto alla richiesta è un harakiri: il cliente percepirà scarso interesse e, probabilmente, avrà chiesto ad altri competitor nuove quotazioni per gli stessi servizi. 

Ma attenzione: tempestività non significa fretta! 

È giusto prendersi il tempo corretto da dedicare ai preventivi, ma il nostro consiglio è quello di non far passare più di tre giorni tra “ti mando il preventivo” e l’effettivo invio. Scrivilo, leggilo e rileggilo prima di mandarlo (se hai modo di farlo leggere anche a  un collaboratore, ancora meglio).

Per sottolineare la tempestività, è sempre bene ricordare scrivere la data in cui il preventivo viene inviato, o nominare in questo modo il file. Per esempio, un preventivo inviato oggi si chiamerebbe “Preventivo NomeCliente 220323”. Non ci sarà bisogno di aggiungere altro per segnalare il fattore tempismo. 

Anche l’anagrafica è importante: a chi stai parlando? Ha un titolo quale Dott. Arc. o simili? Hai la certezza che il nome sia corretto? Sempre legato a questo aspetto, assicurati che la email a cui inviare il preventivo sia quella del tuo interlocutore: inviare un preventivo a caselle di posta come “info@”, potrebbe non finire mai all’attenzione del diretto interessato. Ultimo aspetto, da non sottovalutare, è la precisione nella nostra anagrafica, in cui devono comparire i dati necessari per essere riconoscibili e rintracciabili.

Scrivere un buon preventivo: chiarezza e dono della sintesi

Lasciamo da parte le lezioni di stile, puntiamo sul risultare comprensibili. Ogni volta che si utilizza un termine tecnico, spieghiamolo semplicemente, così da non rischiare di confondere il cliente. Il consulente che rilascia un preventivo, che sia per beni o servizi, deve essere visto dal cliente come una bussola da utilizzare per potersi muovere in un campo inesplorato. E la bussola, per definizione, ha 4 punti cardinali, chiari e semplici. 

Spieghiamo ogni voce del preventivo con qualche semplice riga, anche le voci che ci sembrano semplici. Non diamo nulla per scontato, ma senza dilungarci troppo! 

È bene tenere sempre a mente che un preventivo è un documento a uso del cliente e ogni cliente ha il proprio bagaglio culturale rispetto alla nostra professione, oltre ad avere determinate esigenze rispetto ad altri. Quindi, scriviamo preventivi che siano indirizzati al cliente, sulla misura delle sue necessità e della sua persona. I preventivi “copia-incolla” non sono mai una buona soluzione. 

Chiarezza, infine, non è un termine legato alla spiegazione dei servizi, ma anche ai prezzi che compongono il preventivo. Una buona pratica è quella di abbinare a ogni servizio un prezzo, così da dare al cliente la consapevolezza di quanto dovrebbe spendere e per cosa. Fare un prezzo unico per tutti i servizi elencati, potrebbe risultare controproducente. 

Compilare un preventivo: costi Extra, tempi di consegna e… scadenza

Nell’ottica di essere chiari, è bene specificare che eventuali servizi non inclusi nel preventivo sono da valutarsi extra, anche se accessori di quelli quotati. Questo perché, specialmente quando si parla di servizi, potrebbero essere svolti da terze parti o non essercene bisogno, in quanto già acquistati dal cliente in passato. 

Anche specificare la quantità e il numero di revisioni è molto importante: immaginando un sito web, infatti, è necessario quotare il numero di pagine web e, una volta accettato il design del sito, quante modifiche potranno essere fatte. Non includere questa parte è un enorme rischio, si narra di web designer ancora incastrati negli stessi siti web da anni. 

“Entro quando mi consegni il tutto?”

Ecco, questa è una domanda che non dovremmo mai ricevere, perché già segnato chiaramente nel preventivo. Oltre alle tempistiche, servirà segnalare anche cosa è necessario ricevere dal cliente per poter iniziare i lavori, sia in termini di informazioni e materiali, sia in termini di anticipo economico per affrontare le spese iniziali, se ce ne sono.

Vuoi essere davvero professionale? Allora inserisci nel preventivo un tempo di scadenza: il tuo tempo ha un valore e l’offerta che presenti ha una durata limitata. Mettendo una scadenza al preventivo avrai modo un domani di giustificare eventuali aumenti di prezzo o cambiamenti di processi lavorativi. 

NB: inserisci chiaramente le modalità di pagamento

Compila preventivi in tempi record con il nostro software

La buona notizia è che con il nostro piano base di fatturazione, è inclusa la funzionalità dedicata alla compilazione di preventivi. Quella negativa, invece, non c’è. Ma ne abbiamo altre positive: 

• Basta compilare i campi a disposizione per inserire tutte le informazioni necessarie 
• Puoi salvare le anagrafiche dei clienti, così da non doverle inserire ogni volta o cercarle in altri documenti 
• È tutto online, quindi puoi accedere da ovunque ci sia connessione e da qualsiasi device (sì, anche da smartphone)
• Potrai compilare un preventivo davvero in pochissimi minuti, inserendo pure le note quando necessario 
• La modalità di pagamento è chiarissima 

Ma soprattutto potrai convertire i tuoi preventivi in fatture con un semplicissimo click, per poi mandarla al cliente con un secondo semplicissimo click. 

In definitiva, sfidiamo chiunque a trovare un sistema più comodo e veloce! Inoltre potrai sempre contattare l’assistenza in live chat per qualsiasi problema, proprio come è sempre stato per i nostri utenti.