Nota di credito: cosa è, quando serve e come si compila

Un’altra comune terminologia che si incontra spesso all’interno del mondo della fatturazione elettronica è la nota di credito (o di debito). Ma che cosa sono in effetti le note di credito e le note di debito? E come si compilano? In questo post cercheremo di spiegarne le differenze e perché è importante conoscerle ed utilizzarle correttamente. Prima però, circoscriviamo il loro campo di utilizzo. 

Iniziamo da una premessa: tutte le fatture inviate non si possono modificare dopo l’invio per motivi di sicurezza e di validità. Note di credito e di debito fanno parte delle “note di variazione” ed entrano in gioco quando ci sono degli errori o delle variazioni all’interno di una fattura elettronica già inviata. Un tipico esempio quotidiano può essere la correzione dei dati di fattura, oppure una variazione dell’imponibile (e la relativa aliquota IVA). Come si agisce in questi casi? Andiamo a vederlo insieme:

1. Cos’è la nota di credito: differenza con la nota di debito

2. Quando emettere la nota di credito (o debito)

3. Cosa deve contenere la nota di credito (o debito)

1. COSA È LA NOTA DI CREDITO: DIFFERENZA CON LA NOTA DI DEBITO

Devi correggere una fattura elettronica già recapitata al cliente? Bene, in questo caso potresti fare una “nota di variazione”, ovvero un documento di rettifica di una fattura già emessa o potenzialmente già registrata. Nelle fatture elettroniche si parla di correzioni formali quando ad esempio la denominazione del cliente è sbagliata, oppure di variazione sostanziale quando invece l’imponibile, il calcolo dell’imposta o l’aliquota IVA sono errate. A seconda di come cambia l’importo finale, possiamo identificarla e chiamarla nota di credito oppure nota di debito. Il primo caso capita quando l’importo fatturato precedentemente era troppo alto (quindi c’è una diminuzione del totale che dovrà il cliente); la nota di debito l’esatto contrario.  In estrema sintesi, note di credito e note di debito sono correzioni di una fattura elettronica. Con FatturaElettronica APP è facile fare una nota di credito: iscriviti e provalo gratuitamente per un mese.

2. QUANDO EMETTERE LA NOTA DI CREDITO (O DI DEBITO)

Abbiamo già fatto qualche esempio di contesto in cui sia necessario emettere una nota di variazione. Cerchiamo ora di capire più nel dettaglio (con qualche esempio esaustivo) quando ed in quali casi sia corretto farlo. Una nota di credito o di debito può essere fatta in diversi casi, tra cui:

1. È  errato un importo : va inviata una nota di credito parziale che storni quindi soltanto la parte di importo errata
2. È sbagliata una voce/descrizione della fattura: è sufficiente inviare una pec al destinatario, nella quale si spiega che quella voce della fattura è errata (non serve inviare nota di credito)
3. La fattura è stata inviata al cliente sbagliato: è necessario stornarla, quindi emettere una nota di credito totale
4. La fattura non doveva essere emessa: come nel caso precedente, è necessario emettere una nota di credito totale.

In queste circostanze è di solito  necessaria l’emissione di una nota di variazione. Per capire quale sia la soluzione più idonea, ti consigliamo anzitutto di chiedere al tuo commercialista che saprà dare la risposta giusta. Se invece sei già abbastanza curioso di vedere tutte le potenzialità di FatturaElettronica APP, provalo per un mese gratuitamente.

3. COSA DEVE CONTENERE LA NOTA DI CREDITO (O DEBITO)

La nota di credito (o di debito) è un documento che può essere creato sia per le fatture elettroniche, che per quelle tradizionali cartacee o in formato PDF. Per creare in modo corretto una nota di variazione elettronica, è necessario seguire diversi semplici passaggi. Questi e altre indicazioni si trovano nella guida alla compilazione della fattura elettronica predisposta dall’Agenzia delle Entrate. In generale essa deve contenere:

1. Indicazione degli estremi della fattura precedentemente emessa a cui fa riferimento

2. Campo cedente e/o prestatore (compilato con i dati dell’emittente)

3. Campo cessionario e/o committente (dove includere i dati del destinatario)

4. La relativa nota di eccesso (o difetto) in base alla fattura precedente 

5. Codice TD04 per la nota di credito, Codice TD05 per nota di debito.

Una volta fatto ciò e compilato tutti i dati, la nuova nota di variazione dovrà esser inviata al Sistema di Interscambio SDI che valuterà la modifica ed emetterà il nuovo esito della trasmissione, come per gli altri documenti elettronici. Se hai qualche dubbio o domanda relativa a FatturaElettronica APP, sui relativi costi mensili o vuoi saperne di più, ti invitiamo a consultare la nostra pagina FAQ o quella relativa ai nostri piani di abbonamento. In alternativa puoi contattarci attraverso il nostro centro assistenza.