Dal 1° gennaio 2019 è entrato ufficialmente in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica anche tra soggetti privati i quali hanno il compito di impegnarsi affinché tale documento risponda a una serie di requisiti di base che lo rendano valido secondo legge. Per disporre del servizio di fatturazione elettronica offerto dall’Agenzia delle Entrate, alias il Sistema di Interscambio, sono necessarie non poche competenze e, nonostante tale servizio sia gratuito, ci sono una serie di costi da tenere in considerazione:

  • il canone di attivazione del servizio scelto: ossia il programma o il software da usare per la creazione, la gestione, la trasmissione della fattura;
  • il certificato delle firma digitale;
  • la trasmissione della fattura con firma digitale;
  • la visualizzazione e possibile integrazione delle e-fatture;
  • l’apposizione della marcatura temporale;
  • la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche che per legge ha durata 10 anni.    

Nonostante l’offerta dell’Agenzia delle Entrate è evidente come l’utilizzo del Sistema di Interscambio per la creazione e trasmissione delle fatture elettroniche non implichi effettivamente un costo nullo. Oltre ai costi è inoltre da considerare la complessità di tale Sistema che non sempre agevola i contribuenti, in quanto richiede una serie di competenze e di lunghi passaggi per riuscire concretamente a compilare ed inviare le e-fatture, con il rischio di commettere piccole imprecisioni durante le varie fasi che possono portare il SdI a respingere le fatture. Una valida alternativa può essere quella di munirsi di software e app a pagamento atte a semplificare e snellire la procedura di compilazione, invio e conservazione della e-fattura. Attraverso l’utilizzo di tali soluzioni è infatti possibile velocizzare il lavoro, in quanto sarà l’app stessa a occuparsi della maggior parte dei passaggi. Tali software vengono venduti con un periodo di prova iniziale gratuito, in modo da permettere di testare il programma. Solo al termine del periodo di prova viene chiesto al contribuente se desidera proseguire nell’utilizzo di tale servizio attraverso il pagamento dell’abbonamento o se preferisce recedere. Applicazioni e software offrono inoltre diversi pacchetti in cui sono presentate molteplici soluzioni che vanno a intercettare le esigenze di chi si trova a operare in tale ambito, tra cui servizi extra, come l’assistenza online e telefonica e la possibilità di monitorare e gestire le e-fatture. Ciò che è importante sottolineare è che non verranno inseriti costi aggiuntivi da parte di tali sistemi, in quanto ogni servizio offerto è già compreso all’interno dell’abbonamento stesso.

I requisiti fondamentali della e-fattura

Come evidenziato precedentemente le fatture elettroniche devono rispondere a una serie di requisiti di base, in assenza dei quali tali documenti perdono ogni tipo di valore legale. Pertanto ogni contribuente deve impegnarsi a garantire:

  • l’autenticità dell’origine della fattura elettronica, il che significa che l’identità del fornitore di beni e servizi o il committente, deve essere sempre chiara e certa;
  • va garantita l’integrità del contenuto della fattura elettronica, e dunque i dati obbligatori elencati dall’art.21 del DPR 633/72 non devono poter essere alterati;
  • la leggbilità della fattura elettronica.

Ecco dunque che per garantire come minimo questi tre requisiti è essenziale utilizzare programmi in grado di agevolarci nella realizzazione delle e-fatture e che ci impediscano di commettere errori.

In conclusione

Da quando è entrata in vigore la fatturazione elettronica non è più possibile fare a meno di concentrare l’attenzione anche in questo ambito, in modo da imparare i nuovi meccanismi e capire in che modo realizzare e inviare fatture nella modalità corretta. Trattandosi di un processo piuttosto articolato richiede una serie di costi che tuttavia possono ridursi più semplicemente al pagamento di un unico abbonamento per un’app o un software in grado di occuparsi di tutto al posto nostro e che ci offrirà la possibilità di velocizzare e monitorare il nostro lavoro.

Un consiglio?

Sei già in possesso di un software ad hoc per la creazione, la trasmissione e la conservazione delle tue fatture? Approfitta della vasta offerta sul mercato per trovare il sistema più adatto alle tue esigenze, testa, fatti consigliare e scopri l’app o il software che ti aprirà le porte del digitale, snellendo il tuo lavoro e semplificandoti la vita.

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