Fatturazione elettronica: è necessario stampare e conservare le fatture?

La fatturazione elettronica è definitivamente entrata in vigore dal 1 gennaio 2019. Se sei titolare di un’azienda o libero professionista di certo questa novità non ti sarà passata inosservata: in questa prima fase possono emergere molti dubbi in merito al processo di emissione, invio, ricezione e conservazione delle e-fatture, ma ben presto potrai apprezzare gli innumerevoli vantaggi di questa nuova modalità di fatturazione.

Una delle perplessità più comuni in merito alla fatturazione elettronica, dovuta proprio al cambio di forma del documento fiscale, riguarda la necessità, o meno, di dover stampare e conservare le fatture. Facciamo subito chiarezza sulla questione!

Devo stampare la fattura elettronica per essere in regola?

Fino all’introduzione della fatturazione elettronica, probabilmente hai prevalentemente emesso e ricevuto le fatture in formato PDF, inviandole/scaricandole via email o PEC. Successivamente, giorno dopo giorno, hai sempre stampato o salvato digitalmente le fatture suddividendole tra emesse e ricevute. Con la fatturazione elettronica, invece, questo processo è ancora valido? In parte no!

Infatti, grazie al nuovo formato delle e-fatture, ossia l’XML (eXtensible Markup Language), non sarai più costretto a stampare ogni singola fattura: infatti, le troverai comodamente disponibili nel tuo software di gestione della fatturazione elettronica o nell’apposito portale offerto dall’Agenzia delle Entrate. Anche in caso di accertamento da parte dell’AdE non dovrai stampare alcuna fattura: il Sistema di Interscambio che smista la corrispondenza fiscale è gestito proprio dalle autorità competenti che possono effettuare verifiche in modo autonomo, senza bussare alla porta del tuo ufficio.

In realtà, anche la fatturazione non elettronica prevedeva la produzione dei documenti in esclusiva modalità informatizzata, a patto che il documento sia dotato di tutti quei requisiti per essere considerato fin dal suo origine un documento informatico. Il testo legislativo in merito non è variato e, inoltre, il nuovo formato XML garantisce al 100% l’integrità del documento. Pertanto non sussiste una vera novità per tale questione introdotta dalla fatturazione elettronica, se non il risparmio di carta per la stampa: e ti sembra poco?   

È obbligatorio conservare le fatture elettroniche?

Potrai quindi dire addio definitivamente ai faldoni custoditi in archivi dove conservare le stampe delle fatture emesse e ricevute? Dipende dalla modalità di conservazione che attua la tua azienda o che segui come libero professionista. Nel dettaglio, utilizzando il servizio di conservazione offerto dall’AdE o da uno dei tanti intermediari, di fatto tutte le tue fatture (in ingresso o in uscita) saranno conservate a norma di legge e potrai abbandonare complementamente e in modo sereno la carta o l’archiviazione digitale su supporti fisici o cloud.

Al contempo, però, potresti decidere ugualmente di conservare una copia fisica della fattura elettronica per non abbandonare le procedure di archiviazione finora seguite: a tal proposito, la maggior parte dei sistemi intermediari consente l’esportazione dell’e-fattura in formato pdf, in modo da poter essere comodamente stampato in modo tradizionale.

Quindi, la conservazione fisica della fattura elettronica si presenta come una facoltà di chi emette/riceve l’e-fattura, ma non un obbligo.

In conclusione

La fatturazione elettronica rivoluziona la natura fisica della fattura, rendendola completamente digitale. Questo però non obbliga aziende e liberi professionisti a dover stampare o conservare fisicamente il documento fiscale: il formato XML garantisce l’integrità della fattura ai fini legali.

Un consiglio?

Se vuoi toccare con mano i vantaggi più evidenti della fatturazione elettronica, ovvero risparmio dei costi di stampa e garanzia dell’integrità dei documenti fiscali senza pensieri ai fine della conservazione, ti consigliamo di affidarti a un intermediario certificato presso l’AdE, che ti potrà fornire un software gestionale semplice e intuitivo per assolvere senza indugi gli oneri e doveri della nuova fatturazione elettronica. Non rimandare, fatti furbo: la fattura elettronica è già realtà!