Posso arrangiarmi da solo per generare e inviare la fattura elettronica?

Con l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica per professionisti e imprese, a partire dal 1° gennaio 2019, emergono diverse questioni circa modalità, tempistiche e prassi per l’invio, la ricezione e la conservazione delle fatture.
Trattandosi di un documento digitale in formato XML, la fattura elettronica deve essere inviata e ricevuta tramite sistemi informatici e, nel caso in cui la fattura sia destinata alla Pubblica Amministrazione, dovrà anche essere firmata digitalmente. Gioca un ruolo di primaria importanza il Sistema di Interscambio (SdI), una sorta di postino virtuale che dialoga direttamente con l’Agenzia delle Entrate per la verifica dell’idoneità del documento e, in caso di esito positivo, della trasmissione al destinatario.

Quali sono i passi da compiere?
Nel caso in cui ci si voglia arrangiare dall’inizio alla fine, il primo passo consiste nell’iscrizione al portale web dell’Agenzia delle Entrate per poter usufruire del software di Fatturazione Elettronica disponibile gratuitamente, assicurandosi di avere a portata di mano questi dati:

• codice fiscale;
• ultima dichiarazione dei redditi;
• soggetto tramite il quale è stata presentata l’ultima dichiarazione;
• reddito complessivo.

Completata la registrazione, ti verrà attribuito un PIN personale con il quale accedere all’area del portale. Oltre alle 4 cifre del PIN, per questioni di sicurezza, riceverai per posta le restanti cifre per l’accesso entro due settimane.

Esistono delle agevolazioni per chi è in possesso della Carta dei Servizi o dello SPID?

Sì, la procedura di registrazione, in questo caso, risulta semplificata: al momento della registrazione nel portale, infatti, grazie alla Carta Nazionale dei Servizi o allo SPID è possibile ricevere il PIN completo. Tuttavia risultano complesse le procedure di  generazione e trasmissione delle fatture elettroniche usando il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Vi sarà molto facile constatare che risulta molto complicato trovare il link esatto per accedere al servizio e capire cosa bisogna fare per iniziare ad utilizzarlo, perdendosi in un labirinto di pagine e spiegazioni. Provare per credere.

Vorresti semplificare tutto il processo?

Per non incappare in questi problemi, esistono degli applicativi che possono semplificarti notevolmente la vita: ottimizzare il tuo tempo e permetterti di gestire al meglio la produttività della tua azienda.
Grazie a un processo di iscrizione semplice e veloce, un applicativo farà il lavoro “sporco” al tuo posto. Potrai inviare semplicemente fatture illimitate ai tuoi clienti e riceverne dai tuoi fornitori, essere avvisato via email o sms quando ti arriva una fattura, e poterla ritrovare facilmente all’interno dell’app.

E per la conservazione dei documenti?

Non ti preoccupare, l’applicativo è stato pensato anche per questo: una volta ricevuta, la fattura elettronica verrà conservata per 10 anni all’interno del portale, in modo tale da farti vivere serenamente.

Vuoi ricevere la fattura elettronica via PEC?

Puoi fare anche questo: se sei un soggetto titolare di partita IVA e intendi ricevere la fattura elettronica in transito sul Sistema di Interscambio via PEC (Posta Elettronica Certificata), ti basterà avere una casella di posta certificata rilasciata da un gestore presente sull’elenco pubblicato dall’Agenzia delle Entrate.
La PEC, infatti, ha valenza legale in quanto certifica l’invio e la ricezione dei messaggi, ed è equiparabile a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Tuttavia, ricevendo le fatture via PEC, dovrai gestirle manualmente e caricarle in qualche gestionale o applicativo, pratica indubbiamente più scomoda rispetto all’utilizzo di un’APP che riceva le fatture direttamente nella propria utenza tramite il codice destinatario.

Cos’è il codice destinatario?

Il codice destinatario consiste in un codice alfanumerico di 7 cifre che definisce dove debba essere recapitata la fattura. In questo modo al codice destinatario corrisponderà il ricevente del documento fiscale: se sei familiare con l’uso della fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, sei già al corrente di dover inserire un codice univoco di 6 cifre per identificare il ricevente. Come richiederlo? Per ottenere il Codice Destinatario è necessario essere titolari di un canale di trasmissione già accreditato presso il Sistema di Interscambio, ovvero il cervellone informatico disposto dall’Agenzia delle Entrate che gestisce lo smistamento delle fatture elettroniche. È anche possibile utilizzare un codice destinatario di un intermediario, il quale provvederà a recapitare la tua fattura. Un esempio tipico riguarda le applicazioni in cloud che offrono ai clienti un codice destinatario uguale per tutti, smistando poi le fatture alle singole utenze registrate al servizio dell’APP. Il fornitore, in fase di predisposizione della fattura di vendita elettronica, può indicare tutti i dati e il codice destinatario o la PEC del committente/cliente privato e può procedere con l’invio del file in formato XML al Sistema di Interscambio, che si occupa di recapitare la fattura.

In conclusione

La fattura elettronica e la trasmissione della stessa tramite il Sistema di Interscambio diventeranno obblighi a norma di legge a cui tutti i professionisti e le imprese (salvo qualche eccezione) dovranno sottostare. Dotarsi di strumenti e applicativi che ti permettono di semplificarti la vita e ottimizzare la produttività quotidiana ti servirà per vivere più serenamente.

Un consiglio?

Se non l’hai già fatto, puoi rivolgerti a professionisti del settore che con degli applicativi ti permetteranno di non pensare ad altro che alla tua operatività, come hai sempre fatto. È un ottimo metodo per poter dire addio alle perdite di tempo e velocizzare il tuo lavoro. Sebbene esistano dei metodi gratuiti, con pochi euro ti togli ogni peso e lavori con la tranquillità necessaria!