Come riceverò le fatture elettroniche dai miei fornitori?

L’obbligo di fatturazione elettronica scatterà a partire dal 1 gennaio 2019. Se sei un soggetto economico interessato a questa importante novità (come titolare d’impresa o come libero professionista) una domanda che potrebbe sorgere spontanea è: come riceverò le fattura dai miei fornitori?

Uno degli aspetti più rivoluzionari della fatturazione elettronica risiede, infatti, proprio nel formato del documento fiscale: mentre ora è possibile riceve la fattura in formato PDF, preferibilmente via email o posta ordinaria, per poi stamparla e riporla nell’archivio della contabilità, con la nuova e-fattura questa modalità subirà una svolta poiché non esisterà un foglio stampato bensì un file digitale.

Facciamo un po’ di chiarezza su questo nuovo processo di fatturazione elettronica.

Una fattura tutta nuova: il formato XML

La fatturazione elettronica cambierà la natura del documento fiscale: la fattura da cartacea diventa elettronica e acquisisce una nuova forma, quella del file XML. Nel dettaglio, si tratta di una particolare estensione già impiegata nel mondo informatico, adatta per lo scambio di schemi di dati e adattabile nella pratica a qualsiasi utilizzo. Perché è stato scelto proprio questo formato e non si è mantenuto il consolidato PDF? I motivi sono molteplici, ne citiamo i principali:

• a differenza del PDF, non è possibile modificare l’XML e questo garantisce l’integrità del contenuto del documento;
• consente di arricchire la fattura di informazioni aggiuntive, come mittente e data di realizzazione, leggibili da sistemi di controllo, in particolare dal Sistema di Interscambio, il “cervellone” che smista e gestisce le fatture elettroniche emesse tra i vari operatori economici, tra cui la tua attività;
• l’e-fatture, a differenza di quelle in PDF spedite tramite PEC, sono valide già in formato digitale e non vanno quindi stampate, risparmiando tempo e denaro, oltre a salvaguardare l’ambiente.

Come leggere una fattura elettronica in XML   

Il nuovo formato in XML risulta perfetto per l’elaborazione delle fatture da parte di sistemi automatizzati, ma non risulta altresì accessibile a te, al contabile dall’amministrazione, al tuo commercialista o a chiunque altro si occupi della gestione delle fatture nella tua attività: il contenuto della fattura in estensione XML risulta criptato.

Per visionare le fatture elettroniche emesse e ricevute dai tuoi fornitori, dovrai affidarti a un intermediario accreditato presso l’Agenzia delle Entrate: questo ti permetterà di ricevere le fatture e visionarle comodamente attraverso una dashboard, godendo della stessa esperienza di fruizione in PDF. Niente contenuto criptato, niente righe di codice, solo la classica fattura di sempre. Al contempo, grazie ai software intermediari, potrai generare a tua volta le fatture in modo molto semplice e intuitivo, come hai sempre fatto finora con il tuo programma di fatturazione.

In conclusione

La fatturazione elettronica rivoluziona la natura fisica della fattura, rendendola completamente digitale. I tuoi fornitori, come farai tu a tua volta, emetteranno la fattura elettronica in formato XML e ne potrai visionare il contenuto attraverso l’ausilio di un intermediario certificato, grazie ad appositi web app e software online.

Un consiglio?

Se non vuoi che la fatturazione elettronica si trasformi in un incubo per la tua gestione amministrativa, in particolare nelle fasi di ricezione e consultazione delle fatture, affidati alle soluzioni dedicate degli intermediari accreditati AdE: stessa esperienza di sempre, maggiori vantaggi. E rilassati: i software intermediari ti permettono anche di generare una versione PDF di ogni fattura elettronica che riceverai, così da non perdere le vecchie buone abitudini 😉