Posso inviare anche il PDF o la stampa delle fatture ai miei clienti?

A partire dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica diventerà obbligatoria anche tra privati, sarà dunque necessario attrezzarsi ed informarsi sul modo di creare ed inviare tali fatture in formato digitale al Sistema di Interscambio.

Come abbiamo più volte evidenziato, la fattura elettronica non è semplicemente una fattura trasmessa tramite e-mail al cliente, ma si tratta di un file in formato XML che va spedito al Sistema di Interscambio. Pertanto, solo la fattura elettronica in formato XML veicolata tramite il SdI è quella rilevante ai fini delle disposizioni fiscali e civili. Resta possibile continuare a inoltrare al cliente anche la fattura in formato PDF tramite e-mail per utilizzarla come avviso di emissione della stessa, tuttavia essa non ha valore fiscale, può essere inviata a solo titolo di cortesia, seppur del tutto superfluo.

Secondo la Circolare n. 13-E dell’Agenzia delle Entrate è stato aggiunto un ulteriore chiarimento in merito la conservazione delle fatture in formato PDF. Tale Circolare dichiara che la fattura elettronica può essere conservata anche in formato PDF, JPG o TXT, solo se il file contiene tutti i riferimenti presenti nella fattura in XML e se è firmata digitalmente da chi ha effettuato la copia in PDF. È pertanto obbligatorio, per la creazione della fattura in formato elettronico, rispettare lo standard informatico del SdI ed è necessario, da parte di chi emette e di chi riceve la fattura, utilizzare un programma di fatturazione in grado di creare e ricevere la fattura elettronica secondo norma di legge.

Tre vantaggi pratici della fatturazione elettronica

Dal 1° gennaio 2019 il passaggio dall’analogico al digitale, diventerà a tutti gli effetti un obbligo in ambito di fatturazione elettronica. Come visto prima, non sarà più possibile utilizzare le fatture in formato PDF, ma per far sì che esse abbiano valore fiscale devono essere inviate al Sistema di Interscambio in formato XML. Tuttavia, attraverso l’implementazione di app e software progettati con lo scopo di snellire il processo di creazione ed invio delle fatture sarà possibile tenere traccia delle stesse e visionarle anche nel formato PDF, con la possibilità di scaricarle sul proprio pc o su smartphone.

Il passaggio alla fatturazione elettronica porta con sé diversi vantaggi a livello pratico che semplificheranno e velocizzeranno il lavoro di tutti. Vediamone tre nel dettaglio:

• finalmente un pò di ordine. I problemi causati da dimenticanze e dallo scorretto inserimento dati, grazie all’avvento della fatturazione elettronica sono finiti, e si può dire addio per sempre al problema di data entry. Chi è impiegato alla contabilità dovrà gestire solo la parte IVA, cioè indicare se l’IVA della fattura è detraibile e determinare la voce del costo contabile;
• la dematerializzazione. Per coloro che già utilizzano software per l’emissione di fatture, non sarà più necessario stampare la fattura in PDF e inviarla per e-mail al cliente, bensì con un solo clic potranno inviare la fattura in formato elettronico al SdI. Chi invece gestisce ancora tutto a mano, con programmi come Word o Excel, sarà costretto ad adeguarsi al digitale e vedrà per sempre risolti tutti i problemi relativi a numerazioni, date e conteggi sbagliati. La fatturazione elettronica obbliga a entrare in un mondo più informatizzato e digitalizzato;
• tra i vantaggi c’è anche il risparmio di tempo e di denaro. Verranno infatti ridotti sensibilmente i tempi dedicati all’emissione e registrazione della fatture. Per non parlare del risparmio di carta, dei costi nascosti di quando una fattura viene persa e di quando viene commesso un errore. Inoltre, parecchi adempimenti saranno semplificati o addirittura spariranno.

In conclusione

Continuare a stampare le fatture in PDF e inviarle ai propri clienti sarà ancora possibile, seppur superfluo in quanto l’unico modo per dare valore fiscale alle fatture è attraverso l’invio di file in formato XML al SdI. I vantaggi della fatturazione elettronica sono significativi: maggiore ordine nell’emissione e nella conservazione della fatture, niente più data entry, passaggio a un mondo digitale e informatizzato e risparmio di tempo e denaro. Quindi non restate ancorati all’analogico, ma fatevi trovare pronti all’imminente passaggio all’era digitale.

Un consiglio?

Volete avere il pieno controllo sulla gestione delle vostre fatture elettroniche, con la possibilità di conservarle e di poterle visionare in qualunque momento? Allora è il momento di affidarvi a un team di esperti in grado di consigliarvi il migliore software o l’applicazione più adatta alle vostre esigenze. Fatevi trovare positivi e preparati verso il cambiamento e iniziate a muovere i primi passi in un mondo informatizzato e smart.