Ho già un gestionale. Come faccio ad adeguarmi alla fattura elettronica?

Come ben sai, dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutti, anche per gli scambi che avvengono tra privati. Nel processo di digitalizzazione ciò comporta una maggiore semplificazione dei processi fiscali e una conseguente riduzione dei relativi adempimenti.

Esistono alcuni accorgimenti per arrivare preparati?

Molte aziende, e magari anche la tua, fanno già uso di un proprio gestionale, ognuno con diverse peculiarità. È proprio grazie a un software interno che la gestione della fattura elettronica viene automatizzata in gran parte, offrendo numerosi vantaggi, tra cui la semplificazione e la velocità dell’intero processo.

Come funziona il software?

Essendo un documento digitale, la fattura elettronica permette la totale sostituzione del documento cartaceo usato fino ad oggi. Si tratta, infatti, di un file strutturato in formato digitale XML (eXtensible Markup Language), che in informatica consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti secondo la legge.

Il software per la gestione delle fatture elettroniche consiste in un applicativo che consente di emettere, nel caso di fatturazione attiva, o di ricevere, nel caso di fatture di acquisto da parte dei fornitori, quindi fatturazione passiva,  le fatture di vendita. La gestione di tutto il processo avviene in modo automatico, compresa la trasmissione della fattura al SdI (il Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate, che ha il compito di ricevere le fatture, effettuare dei controlli sui file ricevuti e inoltrare le stesse alle Amministrazioni destinatarie), l’apposizione della firma digitale e la conservazione della fattura.

È possibile, quindi, adeguarsi alla fattura elettronica disponendo già di un gestionale?

Certo, grazie all’integrazione di un Applicativo che permette di compilare direttamente le fatture elettroniche, riducendo al minimo le possibilità di errore dovute da input manuali. I campi sono già preimpostati, quindi sarà sufficiente andare a selezionare i parametri desiderati, ad esempio:

• il numero della fattura;
• la descrizione che la identifica;
• la data in cui dev’essere emessa;
• il destinatario.

Una volta compilati tutti i campi è possibile procedere direttamente all’invio della fattura elettronica.

Il gestionale, quindi, rimane uno strumento fondamentale per tutte le informazioni che riguardano i clienti inseriti nel nostro database. Sulla base di queste informazioni, poi, è possibile procedere alla creazione e all’emissione della fattura elettronica nei loro confronti.

È possibile, inoltre, importare fatture gestite con altri software: trascinando o inserendo il documento in formato XML nell’applicativo sarà possibile procedere all’invio e alla conservazione della fattura secondo le norme di legge.

Quali sono i vantaggi dell’applicativo?

È possibile inviare un numero illimitato di fatture a clienti, Amministrazioni Pubbliche o altri soggetti possessori di Partita IVA, consultare per 10 anni le fatture archiviate e, in questo modo, ottimizzare la produttività aziendale.

In conclusione:

Il processo di fatturazione elettronica, oltre che obbligatorio dal 1 gennaio 2019, diventerà un’operazione molto semplice e immediata se gestita tramite applicativi che ti permettono di ottimizzare la tua produttività. Non dovrai più emettere fatture col metodo tradizionale e più oneroso, ma ti basterà compilare i campi presenti nell’applicativo e inviare la fattura. Il gioco è fatto!

Un consiglio?

Fatti trovare preparato, pensa all’integrazione del tuo gestionale con l’applicativo che ti permetterà di risparmiare tempo e denaro. La gestione delle fatture elettroniche sarà più semplice e immediata di quanto pensi!