Hai sentito qualche collega o consulente parlare di fattura elettronica e non sai di cosa si tratta? Probabilmente di recente anche il tuo commercialista ti avrà introdotto questo tema. Beh, in realtà si tratta di un argomento molto importante che dovresti approfondire al più presto, soprattutto dopo l’entrate in vigore di una recente legge in ambito fiscale che interesserà tutti i soggetti dotati di partita IVA.
Andiamo con ordine!

In cosa consiste la fattura elettronica tra privati

Se sei titolare di un’azienda o di una partita IVA, sai bene come l’emissione, l’invio e l’archiviazione delle fatture siano pratiche di vitale importanza per il tuo business, sia dal punto di vista contabile ma, soprattutto, da quello legale. Il processo di fatturazione, inteso come la somma di tutte queste attività, necessita nel suo complesso di risorse economiche e operative sempre più onerose al crescere della dimensione del giro d’affari. La fattura elettronica può essere vista come una risposta proprio a questi due problemi principali: ridurre il costo legato al processo di fatturazione e renderlo più snello e flessibile, ottimizzando i tempi di gestione.

Ma, nel dettaglio, quando parliamo di fattura elettronica tra privati, che cosa intendiamo? Chiariamo subito un equivoco che potrebbe nascere in modo spontaneo: la fattura elettronica non è il tradizionale documento PDF che sei abituato a utilizzare ogni giorno e che recapiti ai tuoi clienti preferibilmente via email o PEC. Infatti, la fattura elettronica è costituita da un file in un particolare formato, quello XML (eXtensible Markup Language): al suo interno sono contenuti i medesimi dati e informazioni previsti nelle fatture tradizionali, ma questi sono appositamente codificati per garantire, durante un successivo apposito controllo, la veridicità e la correttezza dell’intero documento. Il formato XML non è stato scelto casualmente: infatti, a differenza dell’attuale formato in PDF che, in caso di accertamento, necessita di un controllo manuale, questo nuovo formato permette verifiche istantanee e in remoto da parte delle autorità competenti, fra tutte dall’Agenzia delle Entrate. Attraverso la pratica di fattura elettronica, dunque, il Governo mira a ridurre l’evasione fiscale e a scongiurare nuovi possibili aumenti IVA nei prossimi anni.

Per “privati” la Legge non si riferisce a privati cittadini, bensì a tutti i soggetti titolari di partita IVA, quindi aziende, liberi professionisti e Pubbliche Amministrazioni. In generale, la fattura elettronica tra privati riguarda tutte le vendite di beni o prestazioni di servizi tra soggetti economici, nota anche come fatturazione B2B (Business To Business).

Come funziona la fattura elettronica tra privati

Dopo aver prodotto la fattura elettronica in formato XML, a questa dovrà essere apposta la firma digitale e, infine, il documento dovrà transitare per il Sistema di Interscambio (SdI): si tratta di una sorta di centro di controllo digitale, gestito dall’Agenzia delle Entrate, il cui compito è quello di verificare la conformità dei dati contenuti nella fattura elettronica e di recapitarla al corretto destinatario. Il SdI ha anche la funzione di inviare le notifiche di avvenuta o mancata consegna delle fatture. Sarà infine tuo compito archiviare le fatture elettroniche ed eventuali allegati a norma di Legge.

A questo punto, ti starai preoccupando leggendo queste righe: «come potrò emettere le fatture elettroniche nel nuovo formato XML?». Rilassati: la Legge, infatti, consente a tutti i titolari di partita IVA come te di affidarsi a specifici software o web app per creare ed emettere le fatture elettroniche, oltre che inviarle al SdI e archiviarle come previsto dalla normativa vigente, senza doverti inoltrare in complicate procedure burocratiche. Puoi da subito trovare decine di soluzioni su Google a cui affidarti per la gestione delle fatture elettroniche tra privati: il nostro consiglio è quello di optare per un servizio ad alta usabilità, altrimenti, seppur più rapido di quello tradizionale, il processo di emissione di fattura elettronica potrebbe diventare il tuo nuovo incubo!

Obbligo di fattura elettronica tra privati

La pratica di fattura elettronica è ad oggi obbligatoria solo per fatture emesse da e per enti pubblici. Tuttavia, con l’entrata in vigore della Legge di Bilancio 2018, l’obbligo di fattura elettronica è stato esteso anche tra i privati. Cosa significa? Dal 1 gennaio 2019 tutti i titolari di partita IVA come te dovranno emettere fatture solo in formato elettronico XML, dando l’addio definitivo ai PDF e, soprattutto, a qualsiasi supporto cartaceo, nonché ai polverosi faldoni negli archivi degli uffici d’amministrazione. La Legge non lascia dubbi d’interpretazione: qualsiasi fattura in formato diverso da quello elettronico sarà considerata come non emessa, incorrendo così in pesanti sanzioni.

Con la fattura elettronica il tuo business corre verso una vera rivoluzione, fatta di vantaggi e processi più snelli: assicurati di metterti in regola per tempo, il 1 gennaio 2019 si avvicina!

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