Quanto costa archiviare le fatture elettroniche?

Come avviene l’archiviazione della fattura elettronica

Quante volte ti sarà capitato di perdere di vista un documento importante. Sapevi benissimo di averlo appoggiato sulla scrivania, pronto per essere inserito in archivio e invece, svanito. Se sei un libero professionista o un’impresa hai quotidianamente a che fare con volumi di carta che circondano la tua postazione e anche se non ami conservare tutto, hai l’obbligo di tenere lo storico di tutto ciò che fatturi, pronto per eventuali controlli del fisco. Per le collaborazioni con gli enti della PA oggi è obbligatoria la fatturazione elettronica e le fatture emesse devono essere conservate a norma di legge per 10 anni secondo quella che viene definita conservazione sostitutiva.

La conservazione sostitutiva è quell’insieme di procedure informatiche regolamentate dalla legge che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale. Da marzo 2015 questo sistema di conservazione è divenuto obbligatorio per le fatture emesse alla Pubblica Amministrazione. In base a questa procedura, la fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea ma con notevoli vantaggi di tempo, spazio e minore costo.
La conservazione sostitutiva serve a sostituire la carta con un supporto digitale, rende un documento non deteriorabile nel tempo e garantisce la sua integrità e autenticità.

La conservazione sostitutiva prevede che ogni documento sia firmato digitalmente e successivamente viene applicata una marca temporale che identifica la data e l’orario di creazione del file elettronico. La firma digitale invece, garantisce l’identità unica di chi ha emesso la fattura e che rende il documento immodificabile dopo la trasmissione e la ricezione da parte del destinatario. L’invio di queste informazioni avviene poi via posta elettronica certificata (PEC) che da tutte le garanzie sulla consegna del messaggio e le coperture legali in quanto ha la stessa validità di una raccomandata AR.

FATTURAELETTRONICA PA ti permette di fare tutto questo in modo estremamente semplice, puoi quindi non solo creare ed inviare fatture ma anche conservarle e poi renderle disponibili per la consultazione attraverso il tuo archivio dedicato. Ci siamo impegnati molto per rendere questo nuovo sistema digitale differente perché sia in grado di semplificare la tua attività non solamente nella creazione di fatture elettroniche, ma anche nel sistema di conservazione delle stesse.
Puoi fare ordine tra i tuoi documenti e dimenticarti per sempre di stampare e inserire manualmente in enormi faldoni le tue fatture. In questo modo, semplice e intuitivo, puoi consultare in qualsiasi momento le fatture emesse.

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Come funziona il sistema di archiviazione?

Ti starai chiedendo perché non è sufficiente conservare una fattura elettronica verso la PA sulla tua rete aziendale o sul tuo pc. La legge regolamenta il processo di archiviazione di fatture elettroniche verso la PA attraverso l’obbligo di conservazione e archiviazione digitale per un periodo minimo di 10 anni. Questa modalità prevista dalla legge richiede di osservare alcuni passi fondamentali che non sono facilmente replicabili all’interno della propria rete aziendale. Le misure da adottare richiedono la dotazione di specifici data center certificati per la conservazione ed il trattamento dei dati.
Il formato dei file delle fatture deve essere con estensione xml e sul documento elettronico da conservare deve essere apposta la firma digitale. Al documento elettronico deve essere poi associato un subset di dati che consenta di indicizzare il documento (n. di fattura, P.IVA, ecc.). La singola fattura è inserita in un lotto di conservazione che dovrà essere marcato temporalmente e firmato digitalmente dal responsabile della conservazione. Una volta completato questo percorso i lotti vengono conservati per i 10 anni previsti per legge. Gli strumenti di fatturazione elettronica verso la PA e di archiviazione sono offerti da software o società di outsourcing che offrono a diversi costi la possibilità di creare e archiviare fatture elettroniche.

Come iniziare a inviare le fatture elettroniche verso la PA?

Ok, ora abbiamo capito quanto sia utile e necessario mantenere archiviate le fatture elettroniche e soprattutto obbligatorio se lavori con enti della PA, la domanda che sorge è: Quanto costa archiviare le fatture elettroniche verso la PA?
Il mercato è ricco di software che mettono a disposizione diversi pacchetti combinando la possibilità di creare fatture elettroniche, di apporre la firma e di archiviarle. Alcuni hanno limiti sul numero di fatture che si possono creare, altri invece definiscono uno spazio di archiviazione limitato (generalmente a circa 1GB).
Qualsiasi siano le tue necessità, puoi provare un periodo gratuito in cui avrai accesso a ogni funzione del gestionale.

Offriamo questa possibilità per chi vuole provare e testare nella pratica la semplicità d’uso l’affidabilità e l’utilità di FATTURAELETTRONICA PA.
Non abbiamo diverse versioni del sistema, non ci sono sovrapprezzi da pagare ed il nostro servizio di assistenza è sempre pronto per aiutarti e chiarire i tuoi dubbi. Tutte le funzionalità del software sono incluse così come lo spazio di archiviazione illimitato. In questo modo quando deciderai di rinnovare il servizio sarà solo perché con noi ti sarai trovato bene.