Che cos’è la Firma digitale, come si usa e dove è obbligatoria

Vuoi sapere se è obbligatorio apporre la firma digitale sulle tue fatture elettroniche? Vorresti qualche delucidazione circa il funzionamento di questa tecnologia e sull’obbligatorietà di inserirla nelle fatture elettroniche verso la PA? (Art. 11 Fatturazione elettronica verso la PA: informazioni base) In questo articolo ti spieghiamo tutto: cos’è la firma digitale, dove è obbligatoria e come funziona.

La firma digitale, come suggerisce il nome, è uno strumento che permette di firmare documenti elettronici donando a questi ultimi un valore legale. La firma digitale è dotata di tre caratteristiche fondamentali:

  • Autenticità. La firma digitale assicura l’identità della persona o della società che firma il documento
  • Integrità. La firma digitale assicura che il documento firmato non è stato modificato successivamente
  • Non ripudio. La firma digitale assicura che il documento non possa essere disconosciuto da chi l’ha firmato

La firma digitale serve per firmare qualsiasi tipo di documento al quale si voglia dare una valenza legale. La firma elettronica digitale consente di verificare con certezza l’identità di chi ha firmato un documento, costituisce una garanzia assoluta per l’originalità e l’integrità del documento e, pertanto, ha un valore legale certo. Ti potrebbe sembrare uguale alla valenza di cui è dotata la PEC, attenzione invece, la firma elettronica non è sinonimo di PEC. La PEC è la posta elettronica certificata che ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, attribuisce valore legale solo ai messaggi di posta elettronica, non ai singoli documenti come invece fa la firma digitale che invece è specifica per i file che potresti anche allegare in una mail inviata con la posta elettronica certificata.

Come ottenere la firma digitale?

Solitamente, per usufruire della firma digitale da apporre ai tuoi documenti, è necessario dotarsi di un kit.

I kit più diffusi sono di tre tipi:

  • Chiave USB – un dispositivo che si collega al tuo pc via USB e contiene il software ed tutti gli strumenti necessari per firmare i documenti. Generalmente è corredato di un PIN fondamentale per completare la procedura di firma.
  • Smart card – È una tessera contenente un chip con tutti i certificati necessari per apporre la firma digitale sui documenti. In questo caso è necessario dotarsi di lettore di smart card da collegare al proprio pc.
  • Certificato online – non ci sono dispositivi da collegare al pc ma è necessaria una connessione ad internet per poter firmare digitalmente i file.

Il costo di ogni soluzione varia dall’azienda da cui si acquista il kit e dal tipo di pacchetto che si acquista. Generalmente si va dai 30 ai 60 Euro. Puoi acquistare un kit direttamente recandoti alla tua camera di commercio o puoi ordinarlo attraverso uno dei tanti portali sul web. Ricorda che in ogni caso è necessario avere i dati anagrafici della tua attività e i documenti del rappresentante legale validi.
Una volta completato l’acquisto la firma è utilizzabile da subito e la sua durata varia in base al pacchetto acquistato ( di media dai 3 ai 5 anni).

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Serve la firma digitale per la fatturazione elettronica verso la PA? È obbligatoria?

I servizi di fatturazione elettronica richiedono l’apposizione della firma digitale al termine della fattura per garantire l’autenticità della stessa. In particolare, dal 31 marzo del 2015 questo passaggio è obbligatorio per l’invio della fattura elettronica al Sistema di Interscambio e per la validità della stessa. La firma digitale è necessaria in quanto garantisce l’integrità delle informazioni contenute nella fattura e garantisce l’integrità dell’emittente. Inoltre il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro “signing time” che riporta la data e l’ora, e anche la “time zone” che assume il significato di riferimento temporale.

Cosa fare nel caso di invio di fatture elettroniche alla PA? In questo caso è necessario apporre per legge la firma digitale. Per fare questo puoi avvalerti di un kit per la firma digitale come illustrato sopra oppure puoi affidarti a FATTURAELETTRONICA PA, lo strumento che in poche e semplici mosse ti aiuta a creare la tua fattura elettronica e si occupa di apporre la firma digitale.

Firma digitale con FATTURAELETTRONICA PA

Usando il sistema di FATTURAELETTRONICA PA non hai bisogno della tua firma digitale, in automatico tutti i documenti vengono certificati, il sistema garantisce l’autenticità dei documenti. Inviata la fattura al sistema, sarà quest’ultimo ad apporre alla fine la firma digitale dando validità fiscale alla tua fattura. Utilizzando il nostro software non ti serve acquistare la firma digitale. Ti basta attivare un account gratuito di FATTURAELETTRONICA PA ed è tutto già incluso.

Il nostro impegno è rendere la gestione delle fatture elettroniche facile, intuitiva per darti un’esperienza migliore possibile. Abbiamo scelto di integrare al nostro interno un sistema che firmi i documenti digitalmente sollevandoti da questa responsabilità. Abbiamo anche incluso questa funzione nel piano gratuito in modo tu possa verificare già da ora la velocità e facilità del nostro sistema, senza sostenere costi aggiuntivi per la firma digitale.
Basterà aprire un account gratuito e potrai da subito compilare la tua prima fattura per vedere applicata la firma automatica.

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