Come spedire una fattura elettronica alla pubblica amministrazione

Tutti i passaggi dall’invio alla ricezione della fattura elettronica alla pubblica amministrazione.

Ti starai chiedendo in che modo avviene l’invio della fattura elettronica alla pubblica amministrazione e cosa cambia rispetto al sistema tradizionale di invio fattura, via posta o come allegato alla propria mail.

Lo Stato Italiano ha predisposto un sistema che tuteli la comunicazione tra le parti coinvolte. Di contro però la normativa è molto articolata e complessa. A seconda del sistema utilizzato potrai trovare questo processo semplificato ed in grado di farti risparmiare tempo pur nel rispetto degli obblighi vigenti. L’invito è quello di preferire software strutturati per essere semplici ed intuitivi con un servizio di assistenza disponibile e preparato. Questo perchè così facendo, potrai continuare a concentrarti sul tuo lavoro e dedicare meno tempo agli aspetti burocratici.

Entriamo nel vivo della materia ed andiamo ora ad indagare i singoli passaggi che sono previsti nell’invio e ricezione della fattura elettronica ad un ente della pubblica amministrazione.

La trasmissione di una fattura in formato elettronico è obbligatoria dal 31 marzo 2015 verso ministeri, enti di previdenza e agenzie fiscali. Per capire chi rientra o meno in questa categoria ti rimandiamo al nostro post “Verso chi devo emettere fattura elettronica?” Il processo viene gestito da un sistema digitale, detto sistema di interscambio (SdI), il quale è gestito dall’Agenzia delle Entrate ed è l’unica modalità consentita per legge per lo scambio di fatture elettroniche con la Pubblica Amministrazione. Un software riceve il file trasmesso dal fornitore, sia esso libero professionista o società, contenente la fattura conforme ai requisiti di legge, lo controlla e lo invia alle amministrazioni destinatarie.

Invio della fattura elettronica e sistema di interscambio

Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML, un linguaggio informatico che consente di controllare il significato degli elementi contenuti in un documento. In questo modo le informazioni sono verificate ai fini dei controlli previsti per legge.

Il sistema coinvolge diversi attori:

1. Il fornitore o il suo intermediario, il soggetto che crea ed invia la fattura,
2. Il Sistema di Interscambio nazionale (SdI), che gestisce le comunicazioni,
3. La Pubblica Amministrazione, destinataria della fattura.

Per prima cosa la Pubblica Amministrazione soggetta all’obbligo di fatturazione elettronica deve comunicare al proprio fornitore un codice univoco composto da lettere e numeri detto codice ufficio per la fatturazione elettronica.

Questo codice deve essere riportato nella fattura elettronica insieme al codice fiscale, sede legale, data del documento e tutti gli altri dati rilevanti ai fini fiscali. La fattura compilata è firmata digitalmente dal sistema che la emette garantendo in questo modo alla PA l’origine di emissione della fattura elettronica.

La fattura elettronica transita al Sistema di Interscambio (SdI), che per legge è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la PA.

Il Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture elettroniche sotto forma di file con le caratteristiche stabilite dalla normativa, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture elettroniche alle Amministrazioni destinatarie.
Il Sistema di Interscambio (SdI) non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture. Il suo ruolo è di essere snodo tra gli attori interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

Come detto, dopo accurati controlli e grazie all’indicazione del codice univoco riportato sulla fattura elettronica, il Sistema di Interscambio invia la fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione destinataria che, solo dopo le necessarie verifiche, procederà al pagamento del proprio fornitore.

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Facilità di utilizzo tracciabilità delle comunicazioni

Se in passato ti sei trovato nella situazione in cui non hai avuto la certezza che la tua fattura fosse recapitata correttamente o che non fosse redatta nella maniera corretta per l’ente al quale hai svolto il tuo lavoro, ecco che attraverso l’utilizzo di fatture elettroniche questo non si ripeterà più.
Riceverai infatti una notifica ad ogni movimento, avendo così la visione su tutto il processo.

La trasmissione delle fatture ed i controlli descritti nel paragrafo precedente, sono accompagnati da continui messaggi di conferma o di errore. La normativa prevede l’invio di notifiche di scarto nel caso qualcosa non vada per il verso giusto o segnalazioni di conferma per ogni operazione andata a buon fine. Potrebbe succedere che il SdI non riesca a recapitare la fattura e per questo caso, è previsto che il sistema ritenti per i 10 giorni successivi, al termine dei quali invierà al mittente un avviso di file non recapitabile. Solo a questo punto potrai procedere con l’invio della fattura nella modalità tradizionale.

Anche nel caso in cui vada tutto bene e la fattura sia ricevuta correttamente si ricevono le notifiche di consegna e di accettazione da parte dell’ente destinatario, ed in ultima, un avviso per segnalare quando è possibile contabilizzare definitivamente la fattura.

Il processo descritto è molto puntuale e non permette confusione perchè ogni documento è legato ad un ID identificativo a cui sono associate tutte le comunicazioni. Credo sia chiaro che, se da una parte abbiamo l’affidabilità ed il controllo di tutta la trasmissione, dall’altra rischiamo di essere sommersi da continui messaggi per ogni fattura emessa.

Tra i vari software che gestiscono la fatturazione elettronica puoi trovare soluzioni dove l’ottimizzazione delle notifiche è stata più o meno curata. Le norme che regolano la fatturazione elettronica hanno come obiettivo la promozione di un sistema elettronico, affidabile e sicuro per l’interscambio di questi documenti, che permetta di ovviare alle inefficienze del sistema tradizionale basato sulle comunicazioni cartacee.

Una delle differenze tra le soluzioni presenti sul mercato è proprio l’impegno che la software house ha dedicato per riuscire a gestire intelligentemente il flusso continuo di avvisi e messaggi, la cui quantità può disorientare e creare confusione. Se stai valutando un software per la gestione della fatturazione elettronica il consiglio è di preferire un servizio che sia studiato e pensato per facilitare il tuo lavoro e che metta in evidenza solo gli avvisi importanti.