Cos’è la conservazione sostitutiva e come funziona?

Lavorare in proprio presuppone svolgere più professioni in una. Certo, non sei solo un geometra, un architetto, un idraulico ecc. ma sei anche allo stesso tempo, un segretario, un commercialista, un informatico, un consulente per il lavoro e tanto altro ancora. Ci sono competenze necessarie a tutti, sia che tu sia un libero professionista o che tu abbia avviato da poco la tua impresa. La tua abilità maggiore è proprio quella di incontrare una difficoltà e di riuscire a trasformarti nel professionista di cui hai bisogno e del quale a volte, per motivi di risorse, non puoi avvalerti.
Se ti ritrovi in questa descrizione, questo post e le informazioni che stiamo per darti ti saranno preziosissime. Il primo passo per affrontare una novità è proprio quello di documentarsi e di imparare: stai facendo quello che molti tuoi colleghi stanno affrontando, quindi sentiti al sicuro e in compagnia, non sei solo.

Come molti liberi professionisti o piccole e medie imprese avrai avuto a che fare non solo con l’invio di fatture elettroniche alla PA ma anche con la loro conservazione. Sicuramente saprai già che oltre all’invio del documento è obbligatoria per legge anche la conservazione della fattura per un periodo di 10 anni. Questo permette ai vari enti garanti di svolgere controlli anche a distanza di anni. Ti sarà capitato di essere ricontattato dopo tempo per una ricevuta di pagamento o una fattura già inviata. Questo funziona a maggior ragione nella PA, e se anche tu come altri fornitori vuoi continuare a lavorare con gli enti della PA devi conoscere tutte le informazioni necessarie per una corretta comunicazione.

Dal 2015 con l’introduzione dell’obbligo di invio di sole fatture elettroniche agli enti della Pubblica Amministrazione, è scattato anche l’obbligo della conservazione sostitutiva per questi documenti. Se ti serve l’elenco completo lo trovi nel nostro articolo “Verso chi devo emettere fattura elettronica?”

Vediamo ora i sistemi di conservazione delle fatture elettroniche e le loro caratteristiche ed impariamo a non confondere la conservazione sostitutiva con l’archiviazione digitale che non solo è un sistema completamente diverso, ma non è consentito per la fattura elettronica per la PA.

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Conservare o archiviare?

Come prima cosa dobbiamo distinguere i due termini: conservazione e archiviazione.
Archiviare è l’azione di salvare un documento sul proprio pc o su un server nel formato che più si preferisce. Mentre Conservare è l’azione che rispetta specifiche norme e consente di mantenere il valore del documento inalterato nel tempo, di mantenerne la leggibilità, la sua integrità e la sua unicità. La conservazione mantiene il documento a norma in caso di ispezione.

Come avviene la procedura per la corretta conservazione dei documenti? Anche se ci sono delle differenze tra i vari software, i sistemi per la fatturazione elettronica eseguono già la corretta conservazione dei documenti. Vediamo però in cosa consiste.

La conservazione sostitutiva

Con conservazione sostitutiva intendiamo una procedura all’interno del sistema informatico che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico (nato all’interno e appartenente ad un ciclo di vita in ambiente digitale). In questo modo la validità del documento è paragonabile al documento cartaceo. Questo tipo di conservazione è applicata ai documenti come le fatture elettroniche che hanno l’obbligo di conservazione per un periodo di 10 anni. Il sistema, oltre a conservare l’integrità e l’unicità del documento, si preoccupa di indicizzarlo e di restituirlo velocemente in caso di ricerca.

La conservazione sostitutiva delle fatture presuppone alcuni elementi obbligatori che vogliamo ricordare di seguito:

• Fattura. Creazione della fattura elettronica attraverso un software come FATTURAELETTRONICA PA, che crea il flusso di dati strutturati (in formato XML) con le stesse informazioni presenti nella fattura cartacea.

• Firma digitale. Alla fattura elettronica deve essere apposta una firma elettronica qualificata. Alcuni software si pongono come intermediario con il cliente integrando la firma digitale al loro interno, sollevando così le aziende dalla necessità di acquistare separatamente gli strumenti per questo passaggio.

• Indicizzazione. Per effettuare le ricerche in archivio ogni documento contiene una serie di dati che vengono indicizzati per la ricerca: partita IVA del cliente, n. della fattura, data ecc.

• Marca temporale e firma. È un certificato elettronico che attesta la data e l’ora in cui al documento viene applicata la marcatura. La marca temporale determina anche l’autenticità e l’unicità del documento stesso, infatti in caso di una variazione questa decade automaticamente.

• Lotto di conservazione. Le fatture vengono raggruppate in lotti di conservazione in base alla data. Il lotto garantisce la continuità cronologica e raggruppa tutte le fatture create in un anno temporale. La conservazione, secondo normativa, dura 10 anni. Ogni lotto è marcato e firmato mediante firma elettronica, e ciò avviene tramite un sistema certificato che garantisce il momento esatto in cui avviene la marcatura. In questo modo i lotti sono fissati nel contenuto, nella forma e nel tempo dalla firma e marca temporale.

Una volta emessa la fattura e firmata digitalmente, questa è registrata e indicizzata in base ai criteri descritti. Il software applica una marca temporale che certifica l’integrità del documento, l’autore e le informazioni contenute. Alla fine lo archivia all’interno del lotto di conservazione corretto.

Tra le soluzioni presenti nel mercato lo spazio di archiviazione è un aspetto importante da tenere in considerazione. Molti produttori di software limitano o impongono costi per la quantità di spazio utilizzata o per la possibilità di mantenere attiva la conservazione anche nel caso si smetta di utilizzare il loro prodotto.

Considerando che la conservazione deve mantenersi per 10 anni, è importante avere ben chiaro come il produttore ha scelto di offrire questo servizio. Il consiglio è di preferire un offerta chiara e semplice dove ad esempio, non ci sia un limite allo spazio per l’archiviazione o che non scattino vincoli o costi nel momento di cessazione del rapporto.