La fattura in PDF e la Fattura Elettronica: qual è la differenza e come posso gestirla?

L’obbligo di fatturazione elettronica si avvicina: infatti, a partire dal 1 gennaio 2019, tutti i soggetti economici dovranno adeguarsi al nuovo sistema di emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione delle fatture nel nuovo formato elettronico.

Se hai un’azienda o sei titolare di una partita IVA, finora avrai di certo emesso le fatture ai tuoi clienti in formato PDF, inviandole via e-mail. Con l’introduzione della fattura elettronica, di fatto costituita da un file in formato XML, il PDF non verrà completamente abbandonato, in particolare dopo i recenti chiarimenti condivisi dall’Agenzia delle Entrate sulla questione.

Vediamo nel dettaglio come utilizzare il formato PDF in ottemperanza alle nuove disposizioni in tema di fatturazione.

Archiviazione in PDF: apertura dall’Agenzia delle Entrate

Prima di approfondire la questione, è bene chiarire un concetto fondamentale: la fattura in PDF non costituisce una fattura elettronica, seppure alle volte i due termini siano utilizzati come sinonimi per intendere la versione digitalizzata della tradizionale fattura su carta.

La “fattura elettronica” prevista per Legge è costituita da un file in formato XML e può essere generata con facilità grazie all’ausilio di appositi applicativi.

Ciò che appare poco chiaro nell’applicazione delle nuove disposizioni in termini di fatturazione elettronica è l’effettiva validità del formato PDF, fino ad oggi di gran lunga il più impiegato da aziende e professionisti.

L’Agenzia delle Entrate è recentemente intervenuta sulla questione dell’archiviazione fisica delle nuove fatture elettroniche: per sua natura, la fattura elettronica non è tangibile, in quanto costituita da righe di codice contenenti parametri elaborati digitalmente dal Sistema di Interscambio. Come è possibile, pertanto, creare un archivio fisico delle fatture emesse?

Per facilitare e semplificare l’introduzione della nuova regolamentazione, l’Agenzia delle Entrate si è ufficialmente esposta aprendo all’archiviazione nel formato PDF, a patto che il contenuto sia identico a quello nella versione in XML. Tuttavia, è bene ricordare che rimane invariato l’obbligo del soggetto emittente di conservare gli esiti o le ricevute inviate dal SdI in formato XML. In altre parole, chi emette fattura potrà archiviare una copia informatica dell’originale in PDF, mentre la versione in XML resterà all’interno del SdI.

Come generare la fattura elettronica in PDF?

Sorge spontanea una domanda: sarà quindi possibile continuare a impiegare l’attuale gestionale delle fatture per generare la versione in formato PDF? Assolutamente no, tranne nel caso in cui l’applicativo sia già conforme alla nuova Legge.

Infatti, ogni fattura elettronica è provvista di un codice alfanumerico generato con algoritmo SHA-256, inserito dal SdI, che le conferisce una codifica unica e irripetibile. La copia in PDF deve mantenere l’esatto contenuto dell’XML, compreso questo particolare codice. Per questo motivo, i servizi intermediari di fatturazione elettronica mettono a disposizione appositi tool per la corretta conversione della fattura XML in PDF, o lo prevedono di default nel duplice formato, garantendo la validità legale del documento.

L’apertura dell’Agenzia delle Entrate al formato PDF appare senz’altro come una risposta alle preoccupazioni manifestate dai vari soggetti economici nel corso del periodo di avvicinamento al 1 gennaio 2019, ormai giunto quasi al termine.

Hai già provveduto a organizzarti in azienda o nella tua contabilità di libero professionista per farti trovare pronto a questa importante svolta legislativa?   

In conclusione:

Se fino ad oggi hai emesso fatture in PDF, dal 1 gennaio 2019 non potrai più usare questo formato per inviarle ai tuoi clienti e dovrai utilizzare un applicativo che le produca nel formato XML.

Una volta inviata e consegnata, se l’applicativo non fosse dotato anche del servizio di conservazione, potrai produrre un PDF che abbia i medesimi dati dell’XML e mandarlo in conservazione assieme alle ricevute e agli esiti di SdI.

Un consiglio?

Evita tutti questi passaggi e semplifica l’operatività, è molto semplice: affidati a chi ti offre una soluzione di fatturazione elettronica completa. A te il solo compito di compilarle in comodità, come hai sempre fatto. Risparmi un sacco di tempo, hai meno pensieri e, soprattutto, inizi a digitalizzare l’intero ciclo di vita della fattura. Saranno soldi ben spesi.