Conservazione fatture elettroniche: tutto ciò che c’è da sapere

Lorenzo F
Aggiornato il

Conservare fatture elettroniche (sia attive che passive) è un obbligo di legge stabilito dall’articolo 3, comma 3 del D.M. 17 giugno 2014 – che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L 357/1994. La normativa prevede altresì che il processo di conservazione dei documenti elettronici non si limiti in una semplice archiviazione informatica, ma debba esser fatto seguendo regole e procedure precise. La conservazione digitale delle fatture elettroniche non è quindi una semplice registrazione su supporti digitali delle fatture in formato xml, ma un processo volto a conservare il documento informatico per ragioni fiscali e legali, in gergo tecnico detto “Conservazione Sostitutiva”. In buona sostanza, averli in una cartella sul PC o su una chiavetta USB, non assolve alcun obbligo normativo.

Questo serve a garantire che le fatture elettroniche non siano omesse o modificate gli anni successivi, mantenendo il relativo valore giuridico-legale. La conservazione deve essere effettuata con frequenza annuale, entro 3 mesi dell’anno successivo a quello di emissione. In linea generale, nel 2020 e 2021 il termine di presentazione è stato fissato per il 30 novembre, dando quindi come prossima scadenza d’archiviazione il 28 febbraio 2022. Andiamo però ora a vedere nello specifico tutto quello che è utile sapere attorno al discorso di conservazione delle fatture elettroniche.

1. Tempi di conservazione delle fatture elettroniche

2. Notifiche e ricevute dell’SDI

3. Conservazione Sostitutiva: cos’è e come funziona

1. TEMPI DI CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

La normativa italiana stabilisce un principio generale sulla conservazione di tutti i documenti aziendali (elettronici ma anche classici) come fatture, corrispondenza commerciale, posta certificata e scritture contabili per 10 anni dalla data della loro ultima registrazione. Anche le fatture elettroniche rientrano ovviamente in questa regola temporale, e devono essere conservate per 10 anni rispetto la loro data di emissione. Con FatturaElettronica APP non devi preoccuparti di nulla. Il nostro software gestionale di fatturazione prevede già una archiviazione digitale automatica secondo le regole vigenti per ogni fattura emessa o ricevuta, gestita attraverso server dedicati. Se vuoi saperne di più, crea un account su FatturaElettronica APP e provalo per 3 mesi gratuitamente.

2. NOTIFICHE E RICEVUTE DELL’SDI

La trasmissione e ricezione di una qualsiasi fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SDI) genera delle notifiche elettroniche che è necessario conservare (se vuoi capire meglio cosa sia l’SDI vedi questo post che spiega il Sistema di Interscambio). In generale, in archiviazione è obbligatorio che tali documenti siano associati alla fattura a cui fanno riferimento, per un’eventuale e migliore consultazione negli anni futuri. Anche sotto questo profilo, FatturaElettronica APP ti garantisce massima tutela ed un processo automatico senza margine di errore.

3. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: COSA È E COME FUNZIONA

La conservazione sostitutiva è un processo informatico che permette di attribuire a qualsiasi documento informatico un valore equiparabile al suo originale cartaceo (un valore legale e temporale, valido sia per le fatture emesse che per quelle ricevute). Per la conservazione sostitutiva ci sono due elementi fondamentali che non possono mancare di legge sulla fattura elettronica: la marca temporale e la firma digitale. Tramite questi due elementi potrai garantire la data, l’orario di creazione e l’identità di chi ha creato il documento. In questo modo, potrai conservarlo a norma per 10 anni.

Anche in questo contesto, FatturaElettronica APP pensa a tutto, effettuando automaticamente queste operazioni, gestendo da solo ed in tempo reale il processo (firma e marca temporale, verifica dei requisiti legali ed archiviazione su server dedicati). Questo si traduce in meno stress, burocrazia, abbassamento dei “tempi morti”, ma anche più dinamismo e focus sul tuo core business aziendale.

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